電子文件的歸檔是指將具有保存價(jià)值的電子文件賦予其檔案屬性并納入檔案管理范疇的過(guò)程。歸檔后的電子文件獲得 “檔案身份”,需要在一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的物理或邏輯空間存儲(chǔ)和管理,以免被篡改、丟失或損壞。電子文件歸檔與實(shí)體...[繼續(xù)閱讀]

    第一,按照電子文件實(shí)際的存儲(chǔ)位置,電子文件歸檔方式包括物理歸檔與邏輯歸檔。物理歸檔是一種類似于傳統(tǒng)實(shí)體文件的歸檔方式,業(yè)務(wù)部門把電子文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或者下載到可脫機(jī)保存的載體上,保存進(jìn)電子文件管理系統(tǒng)(ERMS),這個(gè)系統(tǒng)...[繼續(xù)閱讀]

    確定電子文件的歸檔范圍,需要綜合考慮電子文件在業(yè)務(wù)活動(dòng)中所起的作用、電子文件真實(shí)性及長(zhǎng)期可用性要求、電子文件和紙質(zhì)文件的配套情況等。與紙質(zhì)文件歸檔范圍相比,制定電子文件歸檔范圍時(shí)要遵循以下原則。(1) 吻合性原...[繼續(xù)閱讀]

    第一,在行使本機(jī)構(gòu)職能活動(dòng) (包括專門職能和通用職能)過(guò)程中形成的、有紙質(zhì)對(duì)應(yīng)物的電子文件?？蓞⒄?qǐng)?zhí)行傳統(tǒng)實(shí)體檔案歸檔范圍的相關(guān)規(guī)定,如國(guó)家檔案局關(guān)于 《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(2006年8號(hào)令)、...[繼續(xù)閱讀]

    (1) 真實(shí)性要求歸檔電子文件必須是當(dāng)時(shí)當(dāng)人當(dāng)事形成的,版本準(zhǔn)確。在歸檔時(shí)需要由電子文件形成部門對(duì)歸檔電子文件內(nèi)容的可靠性、稿本的準(zhǔn)確性以及雙套文件的一致性加以確認(rèn)。特別需要注意的是,歸檔時(shí)經(jīng)過(guò)格式轉(zhuǎn)換的文件,如...[繼續(xù)閱讀]

    雙套制是針對(duì)同樣內(nèi)容的文件,同時(shí)存在電子文件和實(shí)體文件兩套文件形式。雙套制是信息技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)的一種普遍現(xiàn)象,存在多種可能的情況,比如: 電子文件打印成紙質(zhì)文件,兩者完全一致;紙質(zhì)文件掃描成電子文件,兩者完全一...[繼續(xù)閱讀]

    電子文件的歸檔時(shí)間有兩種: 實(shí)時(shí)或定期。實(shí)時(shí)歸檔是指電子文件形成后即刻歸檔,定期歸檔是指按照機(jī)構(gòu)有關(guān)規(guī)定,在電子文件形成一段時(shí)間后再向檔案部門移交。《電子文件管理暫行辦法》規(guī)定:“電子文件……定期歸檔應(yīng)當(dāng)在第二...[繼續(xù)閱讀]

    在系統(tǒng)環(huán)境中,電子文件的移交是指將電子文件從電子文件管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)移至電子文件長(zhǎng)期保存系統(tǒng)或其他系統(tǒng) (包括第三方機(jī)構(gòu)的電子文件管理系統(tǒng)) 的過(guò)程。其中最典型的移交是由文件形成機(jī)構(gòu)的電子文件管理系統(tǒng)向國(guó)家檔案館電子...[繼續(xù)閱讀]

    電子文件的鑒定有狹義和廣義兩種理解。狹義的電子文件鑒定和傳統(tǒng)文件鑒定含義一致,指對(duì)文件保存價(jià)值的鑒定,即確定文件的保管期限。在電子環(huán)境中,這部分內(nèi)容也稱為內(nèi)容鑒定。廣義的電子文件鑒定包含所有與電子文件保存價(jià)...[繼續(xù)閱讀]

    在我國(guó),對(duì)于處置有兩種理解: 一種為辦畢公文的處置,也稱歸檔處置,處置被認(rèn)為是文書工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié),主要包括清退、銷毀、暫存、立卷、歸檔等行為。另一種為一般的文件處置,是指按照文件保管期限與處置表以及其他規(guī)定...[繼續(xù)閱讀]