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善用工具,提高效率,讓飛項為你解難題!
2022-05-11 11:09:09

有時候我總會想,為什么老天總是如此不公呢?

別人的工作日??偸蔷袟l、效率賊高,就像上天不忍叫他多干一會似的。

而我卻總是焦頭爛額、效率低下,像極了上輩子沒打完的工這輩子加倍返還了。

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在職場里,明明我和別人做的是差不多的工作,付出的精力甚至可以說是成倍的,但最后得到的成果卻總不能讓我跟老板滿意。

別人是被動996,我是主動007。

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我強烈的求知欲和好勝心讓我開啟了對同事的觀察模式,很快,我就發(fā)現(xiàn)了區(qū)別。

同事的日常就像上了鬧鐘一樣,什么點做什么事,對接誰要哪樣材料,樣樣都安排得極有條理

而我的日常就像在雞窩里斗爭,想起什么做什么,臨時想起來另一件就馬上趕,這做一點那做一點最后什么都沒做完,原本想好的內(nèi)容大多數(shù)情況下只能匆匆結(jié)尾。

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我這時候才反應(yīng)過來,我“多花”的那些精力,原來全用在拆東墻補西墻上了!

實際上我才是“吃力不討好”的那個人,因為在重視產(chǎn)出的企業(yè)環(huán)境里,甲方看到的只有我的成果,而不是為了做出這個成果我有多努力。

要想在源頭上解決這種“吃力不討好”的問題,首先我要學(xué)會安排好自己的時間,明確“什么時候要做什么事”以及“什么時候要有什么產(chǎn)出”。

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在自我復(fù)盤的過程中,我了解到了著名的PDCA理論。

一句話概括,就是寫計劃,做計劃;算成果,做復(fù)盤。

然而,到了第一步我就開始犯難了:寫了計劃不會拆解,拆解完了不自覺做,到最后豈不是紙上談兵?

我郁悶地刷著應(yīng)用商店里的“管理類”軟件,接著,我的眼前一亮——

我看見了一個叫飛項的軟件。

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一、Plan:萬事開頭難,計劃要先行

PDCA理論的第一步,也是我們?nèi)粘I钪薪鉀Q問題最重要的的一步,就是做計劃。

我敢打賭,80%的人都不會給自己做一個合理的計劃。

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要知道,我們?nèi)耸怯卸栊缘摹?/strong>

就是你一天三杯咖啡下肚,你撐死也只能干個八小時的活。

超出這個時間或者對應(yīng)這個時間的工作量,你的效率就會大大降低。

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所以,當(dāng)你開始制定計劃的時候,你要先明確這三件事

第一,緊急的事情有哪些?優(yōu)先度在這之后的事情有哪些?可以往后稍稍的事情有哪些?

第二,同一類事情的難易度如何?

第三,歸類后的事情都需要在什么時候開始?大概會花多少時間?

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明確完之后,你就可以根據(jù)緊急程度>難易度>花費時間的順序,一件件排出你要做的事情有哪些了。

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平時,我們要列出這些計劃的手續(xù)會非常繁瑣:你要一個個設(shè)定時間、名稱、內(nèi)容,有些時候自己記完沒多久就忘記到底擱哪了。

但,有了飛項,現(xiàn)在你可以直接放飛自我了。

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借助飛項,你可以在三端(公眾號、PC、APP/小程序)上隨時隨地創(chuàng)建你的事項。

什么時候做,做什么,輕輕松松列入日程。

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創(chuàng)建完事項之后,別忘記按照你預(yù)想的分級給它們打上一些標(biāo)簽。

這樣,當(dāng)你需要按照標(biāo)簽來篩選、決定當(dāng)前要做的事情的時候,你會更有頭緒。

設(shè)置方法極其簡單,設(shè)置之后真的好用。

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設(shè)置完畢后,你就可以在【今日看板】里查看和篩選你要完成的所有任務(wù)啦。

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雖然上邊的操作就已經(jīng)夠貼心了,但飛項還做足了最后一個細(xì)節(jié)——

如果我原本就已經(jīng)設(shè)定過計劃了呢?

那就直接同步。

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其余操作,照常進行。

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到這里,我的計劃總算是有了雛形了。

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二、Do:逐步來擊破,實踐出真知

這一步,可以說不管在什么地方都是最重要的。

制定計劃的目的,不就是為了更好地執(zhí)行嗎?

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我發(fā)現(xiàn),有些時候我之所以會下意識拖延,是因為我的潛意識覺得“這件事不好辦”。

舉個例子,今天我需要完成一份合格的活動策劃案。

但是我要完成的工作可就沒有那么簡單了:

首先,我得先做好活動的選題,把這些選題交給同一部門的同事進行討論和表決;

接著,確定選題后,我要按照框架出一份內(nèi)容初稿,再把這份初稿交給其他部門負(fù)責(zé)審核的同事處理,這之中可能就有好幾個更改內(nèi)容的來回;

最后,活動策劃案出完了,我還要把它交給負(fù)責(zé)執(zhí)行的部門,了解可能需要的物料需求并將它派給對應(yīng)的部門去解決。

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簡單的一個策劃案任務(wù),涉及的大范圍就有三個,再細(xì)分可能還有四五個要解決的問題。

我覺得你看著都頭大,更別說我是真要做這些事了。

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但是,現(xiàn)在我可以非常輕松地使用飛項進行事項分解。

每一步要做什么,都一目了然。

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接著,我就可以利用飛項的【派發(fā)】功能,把這些任務(wù)交給我對應(yīng)部門的同事了。

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在同一個事項下的同事,可以使用飛項的內(nèi)部交流功能,實現(xiàn)內(nèi)部的無障礙溝通。

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當(dāng)然,我不用像以前一樣一個個去提醒、跟進他們的進度了,因為飛項會替我完成這些任務(wù)。

需要周期性完成的任務(wù),設(shè)置一個【循環(huán)】就可以馬上搞定。

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需要提醒的任務(wù),就在軟件內(nèi)設(shè)置提醒就可以了。

這個提醒覆蓋的范圍極其廣泛——微信、APP、公眾號,哪里你都跑不掉。

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最絕的是,你甚至可以通過桌面小組件來查看你設(shè)定的任務(wù)有哪些。

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現(xiàn)在,什么時候做什么,真的完全清晰起來了。

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三、Check:定時做復(fù)盤,及時知得失

剛開始做出改變的時候,總覺得計劃很美好。

但實踐完之后,你就會發(fā)現(xiàn)——你的提升空間還有很多。

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比如:這個計劃其實可以分成兩天完成,這部分內(nèi)容也沒有你想象的那么難搞定……

這時候,你就需要一個復(fù)盤來幫你捋清思路了。

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這里我不得不提一下我最喜歡的【早晚計劃】功能。

早上,飛項小姐姐——真的很像你的私人秘書——會給你發(fā)來你自己制定的計劃有什么。

晚上,飛項小姐姐會給你展示你今天完成的事項有哪些,具體完成的情況如何。

你看,比你坐在那一邊掰手指一邊想,復(fù)盤起來是不是方便很多?

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而且,飛項小姐姐的提醒是可以提前設(shè)置好時間的。

選擇一個你平時喜歡的復(fù)盤時間,接著就等小姐姐來為你做好總結(jié)吧。

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四、Act:做好舊總結(jié),迎接新計劃

每日復(fù)盤固然重要,完成項目后的整體復(fù)盤更加重要。

計劃有什么做得好的地方,安排有什么不妥當(dāng)?shù)牡胤?,產(chǎn)出的內(nèi)容和預(yù)期有什么差別,最后得到的成果有沒有意外之喜,其他人的想法如何……

說實話,如果你想一次做得比一次更好,那么整體的復(fù)盤你絕對不能放過。

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利用飛項,你就可以輕輕松松地在每一個項目里有的放矢地做對應(yīng)的總結(jié)復(fù)盤。

和你的伙伴們一起交流得失、總結(jié)方法,高效提升團隊合作效率和個人處事進度,只需要這么簡單的幾步而已。

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五、工具:貫穿“人”的一生

在遙遠(yuǎn)的石器時代,我們的先祖就已經(jīng)學(xué)會使用石器和木具去狩獵和生火,為的就是提高生存的幾率,為探索新大陸提供最基本的物質(zhì)支持。

在科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速的現(xiàn)代,我們在面對日常工作生活中的棘手問題時,同樣也可以借助生產(chǎn)力工具提高我們的核心競爭力和工作效率,和甲方達到“合作雙贏”和美好結(jié)果。

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對我來說,飛項就是這樣的一款工具。

我的工作方式、生活態(tài)度,因為有了它,發(fā)生了翻天覆地的變化。

是它讓我發(fā)現(xiàn),原來高效率的生活是這么美好。

本文摘自 :https://www.cnblogs.com/

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